На благо фирмы

Основа для таких отношений — Трудовой кодекс РФ, согласно статье 188 которого работнику, использующему личное имущество в служебных целях, выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, оборудования и других технических средств и материалов, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием

При этом нужно соблюсти ряд условий. Рассмотрим ситуацию, когда программист (менеджер, бухгалтер) эксплуатирует свой горячо любимый ноутбук в служебных целях.

Во-первых, должны быть документы, подтверждающие, что именно этот работник (ФИО) купил именно этот ноутбук. Во-вторых, должно быть подтверждение, зачем и сколько времени он использует своё имущество в служебных целях и что эти цели укладываются в понятие производственной необходимости. В-третьих, должно быть письменное соглашение об использовании личного имущества, содержащее расчёт компенсации.

В принципе, два последних требования укладываются во внутренний документооборот и зависят от конкретных обстоятельств и воображения (в хорошем смысле делопроизводства) лица, составляющего подобную оправдательную документацию.

Что касается самой суммы возмещаемых расходов, то её необходимо экономически оправдать, и коли Трудовой кодекс РФ ссылается на износ, то от этой «печки» нужно и плясать. Пусть в нашем примере ноутбук стоит 30 тысяч рублей, а средний срок службы такого аппарата определим в 3 года.

В налоговой практике используется так называемый классификатор основных средств, в котором срок службы персональных компьютеров определён от двух до трёх лет. Таким образом, в первом приближении сумма компенсации составит 10 тысяч в год. Если есть потребность в реализации собственных математических талантов, то эту сумму можно привязать, например, к соотношению количества календарных и рабочих дней и т. д.

Обратите внимание: подобные отношения нельзя путать с арендой того же самого имущества у физического лица. При аренде имущество переходит от работника в распоряжении фирмы. Фирма самостоятельно несёт бремя содержания этого имущества, и использовать его может каждый (в пределах своей компетенции) сотрудник. Напротив, при компенсации имущество должен использовать исключительно работник, которому оно принадлежит, и исключительно при исполнении своих служебных обязанностей.

Выплаты предприятия работникам находятся под жёстким налоговым контролем, а в нашем случае это двойной контроль, так как мы, выплачивая компенсацию работнику, избегаем при этом личного налогообложения, а также уменьшаем налогооблагаемую прибыль фирмы.

Величина компенсационных выплат подобного рода законодательно не регламентируется. Единственный критерий — здравый экономический смысл, выражаемый через износ такого имущества. С учётом этого ограничения компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного имущества в интересах работодателя не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора. Такая позиция с устойчивым постоянством транслируется в разъяснениях Минфина, а также в арбитражной практике.

Что касается страховых взносов, то по общему правилу освобождение от обложения распространяется на все виды компенсационных выплат в пределах норм, установленных законодательством. В данном случае — в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и её сотрудником. Только не забывайте здравый смысл и оправданность устанавливаемой суммы компенсации.

Применительно к налогу на прибыль и его «младшему брату» — упрощённой системе налогообложения (принципы оправданности расходов «упрощёнки» позаимствованы у налога на прибыль) — в расходы можно включать такие компенсации в вышеназванных пределах. То есть в рассчитанном размере, опять же установленном соглашением между работником и работодателем. Вот такой своеобразный бонус со стороны трудового законодательства, вызванный общей идеологией превосходства прав работника над правами его нанимателя.

Теперь остановимся на следующей распространённой ситуации — служебные поездки на личном автомобиле. Естественно, о каких-либо компенсациях стоит говорить лишь тогда, когда работа связана с разъездами. Автомобиль — личное имущество и в этом смысле не исключение из общего правила о компенсации расходов. Но основным видами расходов служит топливо. Поэтому обычно компенсируют истраченное горючее во время служебных поездок. Значит, сумма компенсации будет увязана со стоимостью ГСМ. Как всегда в таких случаях, самый животрепещущий вопрос — это подтверждение служебного характера поездки и расчёта затраченного топливо. Во многих разъяснениях по этому поводу приводится мнение, что для подтверждения расходов ГСМ необходим путевой лист. С учётом того, что форма путевого листа для всех, кроме автотранспортных предприятий, может разрабатываться самостоятельно, можно использовать некий самостоятельно разработанный трансформер, лишь бы такой документ давал необходимый набор данных о служебных разъездов.

При глубоком подходе к этому вопросу можно обосновать и утвердить в соглашении с работником компенсацию, учитывающую, например, износ, расходы по техническому осмотру, приходящиеся на «служебные километры» и т. д.

Как бы там ни было, что касается налогообложения доходов работника и обложения взносами всех видов социального страхования, механизм компенсаций затрат при служебных поездках на собственном автомобиле срабатывает: такие компенсации — за рамками обложения, вне зависимости от размера.

Но если речь идёт о налоге на прибыль, а вслед за ним и об упрощённой системе налогообложения, то при компенсации расходов, связанных с автомобилем, налог уменьшается только в пределах нормы. В настоящее время размер такой нормы, установлен правительством РФ и носит скорее символичный, чем компенсационный характер, не превышая 1500 рублей в месяц.